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仕事量が多すぎて困っているときに実践していること

投稿日:2020年7月20日 更新日:

この記事はだいたい 5 分ほどで読めます。

仕事量が多くてパンクしそうなときに実践していることを記事にまとめました。

ToDoList

実践していること

仕事量がキャパオーバーに感じるときなどにリストを作ることを実践しています。

指示された内容をそのままこなそうとすると混乱してしまうことがあります。

そのような時はリスト化してから作業を行うことによって解決できるようになります。

作り方

ざっくりした内容で箇条書きする

ポイントはあくまでもざっくりした内容時間をかけないで書くことです。

細かい内容にまで踏み込んで考えてしまうとそれだけで時間を消費してしまいます。

簡単に書き出していくようにします。

期日を付ける

いつまでに終わらせなければいけないものなのかを明確にします。

難易度をつける

どの程度難しい内容なのかをざっくりと付けます。

かかる時間をつける

その作業にどの程度時間がかかるのかを記述します。

正確にわからなくてもおおよその時間でも記述します。

順番を決める

最後に期日、難易度、かかる時間を考慮しながら順番を決めていきます。

下記のようなリストを作ったとします。

  • タスク1 本日中 難易度 a  時間 5h
  • タスク2 本日中 難易度 b  時間 0.5h
  • タスク3 本日中 難易度 c  時間 0.5h
  • タスク4 本日中 難易度 d 時間 0.5h

このようなタスクがあったとして上から順番にこなした場合に、かかる時間の見積もりを誤った場合にほかのタスクが残ったままになってしまいます。

そういった場合に他のタスクが気がかりなままタスク 1 を行うことにもなるので、すぐに完了できるものから取り掛かるといった感じで順番を決めていきます。

何となくこなすよりも効率がアップします。

ポイント

頭の中だけで考えないことです。

パンクしそうなときに頭の中で考えても不安にしかなりません。

おそらく頭の中で考えて処理できるようであればパンクして困るようなことはないだろうし、単純に考えるだけでは基本的に解決しないと思います。

メリット

頭の中が整理される

ただ漠然と仕事が多くて大変だと考えから、どれをどのようにこなそうという発想になります。

意外といけるとか絶対無理という判断材料になります。

やるべきことが明確になってタスクに集中できるようになります。

交渉する材料になる

現実問題として物理的にこなすことができないこともあるかと思います。

そのようなときに相手と交渉する材料になります。

単純に「無理です」と言うよりも相手との交渉がしやすくなります。

相手に状況を説明しやすくなり相手にも理解しやすくなることがあります。

精神的に楽になる

視覚的にどれくらい残っているかが分かるので頭で考えているだけの場合と比べて精神的に安心できます。

また、タスクをこなすことによって気持ちが楽になります。

まとめ

仕事量が多くてパンクしそうなときに私が実践していることを記事にまとめてみました。

忙しい時こそちょっとの時間でリスト化してから作業をすることをおすすめします。

おわり。

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